LES COMMUNICATIONS

 

De bonnes communications sont essentielles dans la gestion de projets de construction.  Nous avons déjà souligné que le facteur humain était d’une importance capitale dans la gestion de projets: la gestion de projets c’est la gestion des gens, disions nous.  Cependant, on pourrait raffiner cet énoncé en tenant compte des communications requises entre les gens. L’importance des communications est tellement grande que l’on pourrait dire que:

 

la gestion de projets c’est la gestion des communications entre les gens.

 

Voici une courte définition:

 

communication: c’est simplement une transmission d’information

 

Voici les cinq étapes d’une communication réussie:

 

1.      Composition du message

2.      Transmission du message selon un médium approprié

3.      Réception du message

4.      Confirmation de la réception

5.      Suivi

 

Regardons ces étapes de plus près:

 

1.      COMPOSITION DU MESSAGE

¨      Un message se doit d’être le plus claire possible, c’est à dire libre d’ambiguïté. 

¨      Un message efficace devra répondre ou sollicité une réponse aux questions suivantes.  Ici il est pratique de se souventir des 5 W (en anglais)

§        Who ?            (qui)

§        What ?           (quoi)

§        When ?          (quand)

§        Where ?         (où)

§        Why ? (pourquoi)

et ajoutons

§        How ? (comment)

¨      Il est également utile de garder les messages le plus court et succinct que possible.  Les phrases complètes sont bien, si elles sont claires et brèves.

¨      Cependant, il est souvent plus utile et efficace d’avoir recours à des listes ou des énoncées sous formes d’items, du genre liste d’épicerie.

 

2.      TRANSMISSION DU MESSAGE SELON UN MÉDIUM APPROPRIÉ

La transmission du message peut se faire de plusieurs façons.  Parmi les “média” ou moyens possibles, notons les communications:

¨      Verbales                                               

Ø          En personne

Ø          Par téléphone, radio

·        Avantages:          rapides, économiques, humaines

·        Inconvénients:     pas de record ou de piste, mémoire peu fiable

 

¨      Non-verbales

Ø          Langage corporelle

·        Avantages:          très subtile mais fiable

·        Inconvénients:     sujet à interprétation personelle, culture

 

¨      Écrites

Ø          Journaux et revues

Ø          Lettres

·          Avantages:         record permanent, permet d’atteindre un vaste auditoire

·        Inconvénients:     plus long, plus coûteux, plus lent

 

¨      Graphiques (dessins)

·        Avantages:          record permanent, efficace

·        Inconvénients:     demande une formation pour interpretation

 

¨      Électroniques:

Ø          Radio

Ø          Télévision

Ø          Satellite

Ø          Internet

Ø          Fax

·        Avantages:          permet d’atteindre un vaste auditoire

·        Inconvénients:     coût, complexité

 

¨      Il est important de choisir un médium approprié au type de message que l’on veut transmettre. 

Exemple:  il serait ridicule de tenter de décrire par écrit avec des mots seulement comment procéder à la construction d’une école.  Une certaine partie de l’information se transmet beaucoup plus efficacement sous forme graphique, à savoir, des dessins.

 

¨      De plus, le médium choisi doit être compréhensible au récepteur du message: le choix du langage, des symboles, des expressions, etc. doivent être clairement compris par le transmetteur et le récepteur.  C’est pour cette raison, par exemple, que l’anglais est devenu le langage des affaires internationales, pour éviter aux intervenants de devoir apprendre une foule de lanques étrangères.  Donc, une Chinois peut communiquer avec un Polonais en utilisant l’anglais comme langue commune.

 

3.      RÉCEPTION DU MESSAGE INCLUANT LA CONFIRMATION

¨      Inutile d’envoyer un message s’il ne se rend pas à son destinataire

¨      Il est primordiale de confirmer que le message c’est rendu à son destinataire.  Utiliser:

·               Confirmation verbale: faire répeter le message

·               Bordereaux de transmission à faire signer

 

4.      CONFIRMATION DE LA COMPRÉHENSION DU MESSAGE

 

Une fois le message transmis, on doit vérifier s’il a été reçu et compris. 

¨      Il n’est pas suffisant d’obtenir un accusé de réception seulement. 

¨      On doit vérifier si le message à bien été compris par le récepteur et que ce dernier agira selon l’intention du message transmis. 

Exemple: on avise des gens par fax qu’ils doivent assister à une réunion.  La confirmation que le fax à bien été envoyé n’est pas suffisante.  Il faut obtenir une réponse des récepteurs en demandant qu’ils retournent leur réponse.

 

5.      SUIVI

 

¨      Cette étape est souvent négligée, mais c’est une des plus importantes pour assurer le succès de la communication

¨      Le suivi sert à assurer que la communication produira le résultat voulu, ou permettra de prendre connaissance d’un résultat indésirable ou inattendu.  Ceci permettra de prendre une action contingente.