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LA GESTION DU TEMPS ET DES PRIORITÉS

(Merci à M.J.D. qui à gracieusement participé à l'édition de ce document.)

1-               INTRODUCTION

 

Le temps – ressource si précieuse mais si souvent gaspillée.  De toutes les ressources dont les gestionnaires modernes disposent, la plupart admettront que le temps est une des ressources dont il est essentiel de maîtriser la gestion afin, bien sûr, de pouvoir respecter les échéanciers toujours plus courts mais également pour diminuer le stress.  De plus, sa saine gestion se traduira souvent par des économies.

 

Voici quelques notions simples mais importantes qu'il faut garder en tête en ce qui concerne le temps:

 

Ø        Le temps est une ressource essentiellement intangible.

Bien sûr, on peut mesurer son passage de façon très précise, mais on ne peut pas y toucher, l'emballer, l'exporter, le couper…

 

Ø        On ne peut pas vraiment l'acheter ou le vendre.

Malgré l'expression "vendre de son temps", on ne peut que se faire payer pour l'utilisation de son temps.  Par exemple, si quelqu'un passe 4 heures à ne rien faire dans une journée, il ne peut pas vendre ces heures à quelqu'un qui en aurait besoin!

 

Ø        Il ne peut être comprimé ou étiré, et tout le monde le sait, nul ne peut l'arrêter!

Contrairement au dicton populaire, il n'est pas possible de "rattraper le temps perdu".  Une seconde écoulé de reviendra jamais.  Une seconde gaspillée non plus. 

 

Ø        Le temps est une ressource très démocratique et égalitaire.

Ceci est très important: Contrairement au talent, à l'intelligence, à l'argent et la majorité des autres choses qui caractérisent et différencient les humains, tout le monde en dispose exactement de la même quantité.  Du mendiant au chef d'état, du bébé à l'adulte, même les insectes et les bêtes ne dispose que de 24 heures par jour, 7 jours par semaine …  Évidemment, la quantité totale de temps alloué à chaque individu est différente et jamais connue d'avance!

 

Puisque le temps est si précieux, d'ailleurs on dit souvent que le temps c'est l'argent, il nous incombe d'utiliser le temps à notre disposition de façon efficace et efficiente.


 

2-               À QUOI SERT LE TEMPS?

 

Pour le gestionnaire, le temps est nécessaire à l'accomplissement de tâches qui mèneront à l'atteinte d'un objectif.  La quantité de temps requise pour atteindre l'objectif, est simplement la somme du temps requis pour accomplir chacune des tâches qui doivent être accomplies pour réaliser l'objectif.  Si l'atteinte de l'objectif nécessite la réalisation de 10 tâches consécutives d'une durée de 6 minutes chacune, la quantité totale de temps requise sera de 10 x 6 minutes =  60 minutes.  C'est simple.  La difficulté survient lorsque l'on ne dispose pas de 60 minutes pour réaliser toutes les tâches…

 

Ceci sont des lamentations que l'on entend souvent chez les gestionnaires:

 

Ø        Je n'ai pas le temps de faire ça…

Ø        On a pas le temps pour faire tout ce que l'on a à faire ...

Ø        On fera ça plus tard, il n'y a pas de temps maintenant …

Cette condition n'afflige pas que les gestionnaires.  Tout le monde s'en plaint: étudiants, parents, femmes de ménage, ouvriers, artistes, etc.  On vit dans un monde où tout évolue à une vitesse vertigineuse et on a l'impression que l'on manque toujours de temps.  Quoi faire?

 

3-               COMMENT MAÎTRISER SON TEMPS :
MÉTHODE À 7 ÉTAPES

 

Nous sommes tous pleins de bonne volonté mais on ne peux évidemment pas tout faire.  Il faut donc obligatoirement faire des choix en ce qui concerne ce que l'on peut faire dans une quantité de temps donnée.  Souvent, cependant, le choix ne devrait pas porter sur ce que l'on peut faire mais plutôt sur ce que l'on doit faire.

 

Lorsque nous sommes confrontés par une montagne de tâches apparemment insurmontables, il est facile de se laisser décourager par l'ampleur de ce qu'il y a devant nous.  Les étapes suivantes sont souvent utiles pour en venir à bout:

 

1.                  Établir une liste exhaustive des tâches à faire.

Il s'agit ici, dans un premier temps, de faire un inventaire de ce qu'il y a faire.  Essayez d'être assez précis pour identifier des tâches pour lesquels le responsable et la durée peuvent être déterminés.  Par exemple, la tâche "faire les chèques" est trop vague".  Précisez: "faire les chèques de paie pour la semaine se terminant le 01-07-02" serait plus précise.

 

Pour chaque tâche identifiée:

2.                  Faire une estimation conservatrice du temps requis pour accomplir chaque tâche.

Soyez réaliste!  Prévoyez du temps de contingence.

 

3.                  Établir le niveau de priorité ou d'importance de chaque tâche :

A-      élevée: Tâche prioritaire.  Important de l'accomplir, ou encore, les conséquences de ne pas l'accomplir sont graves!  Tâche qui demande notre attention immédiate.

B-     Normale: Tâche de routine mais qui ne devrait pas être négligée.

C-     Faible : On aimerais bien la faire, mais ça peu attendre.

 

Après avoir établi le niveau de priorité de chaque tâche, numérotez les tâches chronologiquement dans l'ordre dans laquelle vous devez les accomplir.  Vous aurez donc des taches A-1, A-2, A-3… B-1, B-2, B-3… etc.

 

4.                  Déterminer le(s) responsable(s).

Idéalement, chaque tâche devrait avoir un responsable unique, facilement identifiable.

 

5.                  Déterminer le "deadline" pour la tâche.

C'est la date butoir (au plus tard) pour l'accomplissement de la tâche.

 

6.                  Attaquer et accomplir les tâches selon l'ordre prioritaire.

Ne vous laissez pas distraire ! 

 

7.                  Évaluation et suivi de l'accomplissement et mise à jour de la liste.

Faites-vous le plaisir de rayer les tâches sur votre liste au fur et à la mesure que vous les accomplissez.  Faites le suivi des tâches que vous avez déléguées.  Garder votre liste à jour en éliminant les tâches accomplies et en ajoutant les nouvelles.  Ne vous découragez pas.  Si vous êtes une personne occupée à qui on peut confier des responsabilités, votre liste comportera toujours des tâches à faire!

 

4-               COMMENT RECONNAÎTRE ET VAINCRE LES "BOUFFE-TEMPS"

 

Il y a une foule de distractions qui nous assaillent dans une journée et qui nous font perdre du temps.  En voici quelque-unes des plus communes:

 

4.1            LE TÉLÉPHONE

 

SYMPTÔME:  Il semble que l'on passe toute notre journée au téléphone et que l'on a le temps de ne rien faire.

 

Premièrement, il faut reconnaître que l'essentiel de notre travail se fait peut-être au téléphone.   Il est évident qu'un chargé de construction qui doit coordonner les efforts de douzaines d'intervenants passera une bonne partie de sa journée au téléphone.

 

REMÈDES: 

 

§         Ne répondez simplement pas!  Allouez-vous du temps durant lequel vous ne prendrez aucun appel.  Durant ce temps …

§         Faites filtrer vos appels si possible.  Vous pourrez ainsi évitez les appels non-importants ou sans intérêt, où encore ceux pour lesquels vous n'êtes pas prêts à répondre.

§         Essayez d'être celui qui initie les appels et cela lorsque cela vous convient.  Prenez des arrangements avec votre personnel afin qu'ils attendent que vous les appeliez plutôt que ce soit ces derniers qui vous appellent à tout moment.  Si ce n'est pas possible, encouragez-les à vous appeler à une heure prédéterminée.  Vous serez alors prêt pour prendre l'appel.

§         Minimiser le bavardage "social" lors d'appels d'affaires.

§         Minimiser les appels personnels.  Oui, ils sont intéressants, mais si peu productifs!

§         Pour le cellulaire: divulger votre numéro avec discrétion.

§         Faîtes usage d'appels conférence.

§         Utiliser judicieusement les services de messagerie électronique.

 

4.2            LES DÉPLACEMENTS

 

SYMPTÔME:  Vous passer beaucoup trop de temps dans votre véhicule.

 

Pour certains, par exemple vendeurs ou représentants, une grande partie du temps est passée à se déplacer d'un endroit à l'autre.

 

REMÈDES: 

 

§         Planifier les rendez-vous en dehors des heures de pointe.

§         Planifier un itinéraire efficace: Utiliser des cartes routières pour planifier l'itinéraire.  Trier vos rendez-vous par code postal au besoin.

§         Trouver des alternatives à votre présence en personne:  Est-il possible de transmettre ou de recueillir l'information d'une autre façon:  téléphone, télécopieur, vidéo-conférence, courriel, Internet?

§         Utiliser le temps dans le véhicule à faire autre chose: Retour d'appels par cellulaire, prendre des cours sur cassette.

 

4.3            LES RÉUNIONS INTERMINABLES

 

SYMPTÔME:  Vous passer énormément de temps en réunion.

 

Pour d'autres, par exemple concepteurs, cadres moyens et supérieurs, beaucoup de temps est consacré aux réunions.

 

REMÈDES: 

 

§         Si vous présidez la réunion, vous savez quoi faire:  Ordre du jour efficace, convoquer les intervenants requis, etc. (voir notes de cours)

§         Décidez si votre présence est vraiment requise. Informez-vous d'avance de l'ordre du jour ou de la raison pour laquelle vous êtes invité à la réunion.

§         N'assistez-pas aux portions de la réunion qui ne vous concernent pas: Trouvez une raison pour vous absenter d'une partie de la réunion.

 

4.4            LES VISITEURS FRÉQUENTS OU QUI NE PARTENT PLUS

 

SYMPTÔME:  Il y a une succession constante de gens qui circulent dans votre bureau ou qui y passent plus de temps qu'ils ne le devraient.

 

REMÈDES: 

 

§         Fermez la porte et affichez "Ne pas déranger s.v.p.!" Ou encore, avec une petite pointe d'humour, "Je porte un virus hautement contagieux, entrez à vos risques".  Évidemment s'il n'y a pas de porte, l'affiche devra être efficace ou trouvez un coin tranquille tel un bureau libre, une salle de conférence.

§         Visitez vos collègues dans leur bureau: Visitez les autres plutôt que de les recevoir.  Vous pouvez ainsi partir lorsque ça vous convient.

§         Établissez des heures de "tranquilité" : Par exemple, avec vos collègues réguliers, planifier des plages régulières durant lesquels ils savent que vous n'êtes pas disponible.  Travailler en dehors des heures régulières.

§         Planifiez des réunions avec votre personnel : Par exemple, avec vos collègues réguliers, planifier des réunions à des heures établies d'avance.  Voyez-en plusieurs à la fois plutôt qu'individuellement.

5-               LES DISTRACTIONS ET LA NATURE HUMAINE

 

§         Ce qui se passe dehors…

Il est toujours tentant de regarder par la fenêtre, surtout s'il y a quelque chose d'intéressant à voir. Si possible orienter votre bureau pour que la fenêtre soit derrière vous ou à un angle qui ne facilite pas l'observation.

 

§         Le frigo, la machine à café

Un petit creux, et hop! on est au frigo.  La cuisine est un endroit où il est facile de se laisser tenter, de lésiner un peu, surtout lorsque on n'a pas le goût de travailler.  Il faut le reconnaître et discipliner ses pauses, surtout si on travaille à la maison.

 

§         Faire les choses que l'on aime

Ça fait partie de la nature humaine de faire les choses que l'on aime de préférence à celles qui nous déplaisent.  Par exemple, pour certains, il est beaucoup plus intéressant d'installer et d'essayer un nouveau logiciel de jeu plutôt que de travailler sur le budget de la prochaine année fiscale.  De là l'importance d'établir une liste de chose à faire avec assignation de priorités et de s'y tenir.

 

Un bon truc consiste à se "récompenser" avec une activité plaisante après avoir accompli une tâche difficile.  Donc, on installera le logiciel de jeu après avoir fait le budget.

 

 

§         L'Internet – le "chat", les courriels

Voici d'excellents bouffe-temps, surtout si on a pas une connexion rapide.  Certains sites semblent prendre une éternité à télécharger sur les connections lentes.  Mais attention, même avec une connexion rapide, il faut faire attention à la quantité totale de temps passé à naviguer ou "chatter".

 

Ces distractions, souvent peu productives, sont à éviter complètement durant les heures de travail.  On garde ça pour les heures de loisir.

 

6-               D'AUTRES PETITS TRUCS

 

§         Déléguer !

Pourquoi faire soi-même ce que l'on peut faire faire par d'autres (et souvent mieux).  Plusieurs personnes croient qu'ils sont les seuls à pouvoir bien faire les choses.  Ainsi, on se limite.  Il faut apprendre à faire confiance aux autres et déléguer des tâches qui permettront de nous libérer.  Par exemple, un chef d'entreprise ne devrait pas perdre de temps à faire des photocopies ou envoyer lui-même des télécopies.  Des secrétaires peuvent très bien le faire pour lui.

 

Voici quelques règles de délégation efficace:

o     Déléguez tout ce que vous pouvez dans la mesure ou c'est possible.

o     Déléguez la tâche à quelqu'un qui à la compétence (pas nécessairement l'expérience) de l'accomplir.  Ne pas confondre compétence avec expérience.

o     Expliquez clairement et en détail les résultats que vous attendez.

o     Soyez prêt à accepter que la tâche ne soit pas faite exactement comme vous l'auriez faite vous même.  C'est le résultat qui compte.

o     Faites du suivi pour vous assurer que la tâche sera accomplie.

o     Donnez du "feedback" à la personne à qui vous avez délégué afin qu'elle puisse constamment s'améliorer

 

La formation adéquate de votre personnel vous permettra de déléguer des tâches de plus en plus importantes et complexes.

 

§         Apprendre à dire NON!

Vous ne pouvez pas tout faire.  Apprendre à dire "non" est un des moyens les plus efficaces et souvent le moins souvent utilisé pour réduire son fardeau.  Il ne faut pas avoir peur de refuser d'entreprendre certaines tâches, responsabilités ou mandats.  Connaissez vos limites. 

 

Exemple: Votre beau-frère vous demande de concevoir le site web de son équipe de pétanque, vous pouvez sans doute trouvez une façon de refuser poliment.  Dans de tels cas, vous pouvez quand même être bon joueur et essayer de référer vers quelqu'un qui serait intéressé.

 

 

 

§         Utilisez un agenda

Un bon agenda sur papier est souvent suffisant (Day-Timers, Quo Vadis).  Pour des fonctions plus sophistiquées,  les organisateurs personnels électroniques (Palm et autres), permettent une gestion personnelle plus complexe.  Peu importe son choix, papier, électronique, ou une combinaison des deux, un bon agenda est essentiel à la gestion de son temps.  Il y a aussi d'excellents logiciels pour PC: Outlook, Sidekick  et autres.  Attention de ne pas devenir esclave de votre "gadget" et assurez vous de bien le maîtriser afin d'en tirer pleinement profit.

 

§         Travailler des heures raisonnables

L'efficacité décroît avec la fatigue.  On peut occasionnellement faire une journée de 16 heures ou une semaine de 70 heures.  Cependant, si ça devient l'habitude, il y a un problème.

 

De toutes façons, l'efficacité de la majorité des gens baisse rapidement après une bonne dizaine d'heures de travail dans une journée.  Donc, à la longue, on n'accomplit pas nécessairement plus de travail en faisant 70 heures par semaine qu'en 50.  De plus, lorsqu'on est épuisé, non seulement l'efficacité décroît, mais le risque de porter des erreurs de jugement augmente.

 

§         Trouver un endroit et un moment à l'écart, pour travailler efficacement

L'environnement de travail peu être plus ou moins propice à la concentration.  Trouvez-vous un endroit calme, où vous vous sentez bien, et où vous pouvez vous isoler.  Il est bon d'avoir un de ces endroits au travail, mais aussi à la maison.  Un local avec une porte que l'on peut fermer est souhaitable.

 

Il est souvent difficile d'accomplir des tâches qui demandent de la concentration durant les heures normales de bureau parmi le brouhaha de l'activité qui s'y déroule.  Il est donc souvent efficace de travailler en dehors des heures normal.   On peut donc parfois décaler sa journée de travail pour bénéficier de quelques heures de calme en début ou en fin de journée.  Quoique c'est peut être à déconseiller, on peut également apporter du travail à la maison ou il est possiblement plus facile de travailler sans être dérangé.

 

Connaissez vos heures de pointe ou de productivité maximale: certaines personnes se sentent d'attaque tôt le matin, d'autres en après-midi, et encore d'autres en plein milieu de la nuit.  Connaissez les moments durant lesquels votre concentration et votre créativité sont à leur zénith et tentez d'accomplir vos tâches difficiles durant ce temps.

 

§         Maintenir une bonne forme physique

Un esprit sain dans un corps sain.  On n'arrête pas de le dire et on veut tous le faire, alors comme le dit la pub, "Just do it".  Une bonne forme physique contribue généralement à une augmentation de l'efficacité en général.

 

Choisissez des sports ou activités qui vous font dépenser beaucoup d'énergie dans peu de temps tel que le squash, le badminton, le tennis, l'aérobie.  Le golf, c'est merveilleux, surtout si l'on marche.  Mais pour une ronde de 18 trous, il faut compter une bonne demie-journée.

 

Mangez bien et évitez les choses que tous reconnaissent comme n'étant pas bonnes pour la santé: tabac, alcool, drogues,  etc.

7-               CONCLUSION

Le bon gestionnaire doit obligatoirement apprendre à gérer son temps (et souvent celui de ses collaborateurs) de façon efficace.  En maîtrisant les principes et en utilisant les outils qui lui permettront de bien gérer son temps et ses priorités, il améliorera ses performances, atteindra ses objectifs, et par conséquent augmentera aussi sa satisfaction personnelle tout en diminuant son stress.