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LA GESTION DU TEMPS ET DES
PRIORITÉS
(Merci à M.J.D. qui à gracieusement participé
à l'édition de ce document.)
1-
INTRODUCTION
Le temps – ressource si précieuse
mais si souvent gaspillée. De
toutes les ressources dont les gestionnaires modernes disposent, la plupart
admettront que le temps est une des ressources dont il est essentiel de maîtriser
la gestion afin, bien sûr, de pouvoir respecter les échéanciers toujours plus
courts mais également pour diminuer le stress.
De plus, sa saine gestion se traduira souvent par des économies.
Voici quelques notions simples mais
importantes qu'il faut garder en tête en ce qui concerne le temps:
Ø
Le temps est une ressource essentiellement intangible.
Bien sûr, on peut mesurer son passage
de façon très précise, mais on ne peut pas y toucher, l'emballer, l'exporter,
le couper…
Ø
On ne peut pas vraiment l'acheter ou le vendre.
Malgré l'expression "vendre de
son temps", on ne peut que se faire payer pour l'utilisation de
son temps. Par exemple, si
quelqu'un passe 4 heures à ne rien faire dans une journée, il ne peut pas
vendre ces heures à quelqu'un qui en aurait besoin!
Ø
Il ne peut être comprimé ou étiré, et tout le monde le sait, nul ne
peut l'arrêter!
Contrairement au dicton populaire, il
n'est pas possible de "rattraper le temps perdu". Une seconde écoulé de reviendra jamais. Une seconde gaspillée non plus.
Ø
Le temps est une ressource très démocratique et égalitaire.
Ceci est très important: Contrairement
au talent, à l'intelligence, à l'argent et la majorité des autres choses qui
caractérisent et différencient les humains, tout le monde en dispose
exactement de la même quantité. Du
mendiant au chef d'état, du bébé à l'adulte, même les insectes et les bêtes
ne dispose que de 24 heures par jour, 7 jours par semaine …
Évidemment, la quantité totale de temps alloué à chaque individu est
différente et jamais connue d'avance!
Puisque le temps est si précieux,
d'ailleurs on dit souvent que le temps c'est l'argent, il nous incombe
d'utiliser le temps à notre disposition de façon efficace et efficiente.
2-
À QUOI SERT LE TEMPS?
Pour le gestionnaire, le temps est nécessaire
à l'accomplissement de tâches qui mèneront à l'atteinte d'un objectif.
La quantité de temps requise pour atteindre l'objectif, est simplement
la somme du temps requis pour accomplir chacune des tâches qui doivent être
accomplies pour réaliser l'objectif. Si
l'atteinte de l'objectif nécessite la réalisation de 10 tâches consécutives
d'une durée de 6 minutes chacune, la quantité totale de temps requise sera de
10 x 6 minutes = 60 minutes.
C'est simple. La difficulté
survient lorsque l'on ne dispose pas de 60 minutes pour réaliser toutes les tâches…
Ceci sont des lamentations que l'on
entend souvent chez les gestionnaires:
Ø
Je n'ai pas le temps de faire ça…
Ø
On a pas le temps pour faire tout ce que l'on a à faire ...
Ø
On fera ça plus tard, il n'y a pas de temps maintenant …
Cette condition n'afflige pas que les
gestionnaires. Tout le monde
s'en plaint: étudiants, parents, femmes de ménage, ouvriers, artistes, etc.
On vit dans un monde où tout évolue à une vitesse vertigineuse et on a
l'impression que l'on manque toujours de temps.
Quoi faire?
3-
COMMENT MAÎTRISER SON TEMPS :
MÉTHODE À 7 ÉTAPES
Nous sommes tous pleins de bonne volonté
mais on ne peux évidemment pas tout faire.
Il faut donc obligatoirement faire des choix en ce qui concerne ce que
l'on peut faire dans une quantité de temps donnée. Souvent, cependant, le choix ne devrait pas porter sur ce que
l'on peut faire mais plutôt sur ce que l'on doit faire.
Lorsque nous sommes confrontés par une
montagne de tâches apparemment insurmontables, il est facile de se laisser décourager
par l'ampleur de ce qu'il y a devant nous. Les étapes suivantes sont souvent utiles pour en venir à
bout:
1.
Établir une liste exhaustive des tâches à faire.
Il s'agit ici, dans un
premier temps, de faire un inventaire de ce qu'il y a faire.
Essayez d'être assez précis pour identifier des tâches pour lesquels
le responsable et la durée peuvent être déterminés.
Par exemple, la tâche "faire les chèques" est trop
vague". Précisez: "faire les chèques de paie pour la semaine se
terminant le 01-07-02" serait plus précise.
Pour chaque tâche identifiée:
2.
Faire une estimation conservatrice du temps requis pour accomplir chaque
tâche.
Soyez réaliste!
Prévoyez du temps de contingence.
3.
Établir le niveau de priorité ou d'importance de chaque tâche :
A-
élevée:
Tâche prioritaire. Important de l'accomplir, ou encore, les conséquences de ne
pas l'accomplir sont graves! Tâche
qui demande notre attention immédiate.
B-
Normale:
Tâche de routine mais qui ne devrait pas être négligée.
C-
Faible : On
aimerais bien la faire, mais ça peu attendre.
Après avoir établi le
niveau de priorité de chaque tâche, numérotez les tâches chronologiquement
dans l'ordre dans laquelle vous devez les accomplir. Vous aurez donc des taches A-1, A-2, A-3… B-1, B-2, B-3…
etc.
4.
Déterminer le(s) responsable(s).
Idéalement,
chaque tâche devrait avoir un responsable unique, facilement identifiable.
5.
Déterminer le "deadline" pour la tâche.
C'est la
date butoir (au plus tard) pour l'accomplissement de la tâche.
6.
Attaquer et accomplir les tâches selon l'ordre prioritaire.
Ne vous
laissez pas distraire !
7.
Évaluation et suivi de l'accomplissement et mise à jour de la liste.
Faites-vous
le plaisir de rayer les tâches sur votre liste au fur et à la mesure que vous
les accomplissez. Faites le suivi
des tâches que vous avez déléguées. Garder
votre liste à jour en éliminant les tâches accomplies et en ajoutant les
nouvelles. Ne vous découragez pas.
Si vous êtes une personne occupée à qui on peut confier des
responsabilités, votre liste comportera toujours des tâches à faire!
4-
COMMENT RECONNAÎTRE ET VAINCRE LES "BOUFFE-TEMPS"
Il y a une foule de distractions qui
nous assaillent dans une journée et qui nous font perdre du temps.
En voici quelque-unes des plus communes:
4.1
LE TÉLÉPHONE
SYMPTÔME:
Il semble que l'on passe toute notre journée au téléphone et que l'on
a le temps de ne rien faire.
Premièrement, il faut reconnaître que
l'essentiel de notre travail se fait peut-être au téléphone.
Il est évident qu'un chargé de construction qui doit coordonner les
efforts de douzaines d'intervenants passera une bonne partie de sa journée au téléphone.
REMÈDES:
§
Ne répondez simplement pas! Allouez-vous
du temps durant lequel vous ne prendrez aucun appel. Durant ce temps …
§
Faites filtrer vos appels si possible. Vous pourrez ainsi évitez les appels non-importants ou sans
intérêt, où encore ceux pour lesquels vous n'êtes pas prêts à répondre.
§
Essayez d'être celui qui initie les appels et
cela lorsque cela vous convient. Prenez
des arrangements avec votre personnel afin qu'ils attendent que vous les
appeliez plutôt que ce soit ces derniers qui vous appellent à tout moment.
Si ce n'est pas possible, encouragez-les à vous appeler à une heure prédéterminée.
Vous serez alors prêt pour prendre l'appel.
§
Minimiser le bavardage "social" lors d'appels d'affaires.
§
Minimiser
les appels personnels. Oui, ils sont intéressants, mais si peu productifs!
§
Pour
le cellulaire: divulger votre numéro avec discrétion.
§
Faîtes
usage d'appels conférence.
§
Utiliser
judicieusement les services de messagerie électronique.
4.2
LES DÉPLACEMENTS
SYMPTÔME:
Vous passer beaucoup trop de temps dans votre véhicule.
Pour certains, par exemple
vendeurs ou représentants, une grande partie du temps est passée à se déplacer
d'un endroit à l'autre.
REMÈDES:
§
Planifier les rendez-vous en dehors des heures de pointe.
§
Planifier un itinéraire efficace: Utiliser
des cartes routières pour planifier l'itinéraire.
Trier vos rendez-vous par code postal au besoin.
§
Trouver des alternatives à votre présence en personne:
Est-il possible de transmettre ou de recueillir l'information d'une autre
façon: téléphone, télécopieur,
vidéo-conférence, courriel, Internet?
§
Utiliser le temps dans le véhicule à faire autre chose: Retour
d'appels par cellulaire, prendre des cours sur cassette.
4.3
LES RÉUNIONS INTERMINABLES
SYMPTÔME:
Vous passer énormément de temps en réunion.
Pour d'autres, par exemple concepteurs,
cadres moyens et supérieurs, beaucoup de temps est consacré aux réunions.
REMÈDES:
§
Si vous présidez la réunion, vous savez quoi faire:
Ordre du jour efficace, convoquer les intervenants requis, etc. (voir
notes de cours)
§
Décidez si votre présence est vraiment requise. Informez-vous
d'avance de l'ordre du jour ou de la raison pour laquelle vous êtes invité à
la réunion.
§
N'assistez-pas aux portions de la réunion qui ne vous concernent pas: Trouvez
une raison pour vous absenter d'une partie de la réunion.
4.4
LES VISITEURS FRÉQUENTS OU QUI NE PARTENT PLUS
SYMPTÔME:
Il y a une succession constante de gens qui circulent dans votre bureau
ou qui y passent plus de temps qu'ils ne le devraient.
REMÈDES:
§
Fermez la porte et affichez "Ne pas déranger s.v.p.!"
Ou encore, avec une petite pointe d'humour, "Je porte un virus hautement
contagieux, entrez à vos risques". Évidemment
s'il n'y a pas de porte, l'affiche devra être efficace ou trouvez un coin
tranquille tel un bureau libre, une salle de conférence.
§
Visitez vos collègues dans leur bureau: Visitez
les autres plutôt que de les recevoir. Vous
pouvez ainsi partir lorsque ça vous convient.
§
Établissez des heures de "tranquilité" : Par
exemple, avec vos collègues réguliers, planifier des plages régulières
durant lesquels ils savent que vous n'êtes pas disponible.
Travailler en dehors des heures régulières.
§
Planifiez des réunions avec votre personnel : Par
exemple, avec vos collègues réguliers, planifier des réunions à des heures
établies d'avance. Voyez-en
plusieurs à la fois plutôt qu'individuellement.
5-
LES DISTRACTIONS ET LA NATURE HUMAINE
§
Ce qui se passe dehors…
Il est toujours tentant de regarder par
la fenêtre, surtout s'il y a quelque chose d'intéressant à voir. Si possible
orienter votre bureau pour que la fenêtre soit derrière vous ou à un angle
qui ne facilite pas l'observation.
§
Le frigo, la machine à café
Un petit creux, et hop! on est au frigo.
La cuisine est un endroit où il est facile de se laisser tenter, de lésiner
un peu, surtout lorsque on n'a pas le goût de travailler.
Il faut le reconnaître et discipliner ses pauses, surtout si on
travaille à la maison.
§
Faire les choses que l'on aime
Ça fait partie de la nature humaine de
faire les choses que l'on aime de préférence à celles qui nous déplaisent.
Par exemple, pour certains, il est beaucoup plus intéressant d'installer
et d'essayer un nouveau logiciel de jeu plutôt que de travailler sur le budget
de la prochaine année fiscale. De
là l'importance d'établir une liste de chose à faire avec assignation de
priorités et de s'y tenir.
Un bon truc consiste à se "récompenser"
avec une activité plaisante après avoir accompli une tâche difficile.
Donc, on installera le logiciel de jeu après avoir fait le
budget.
§
L'Internet – le "chat", les courriels
Voici d'excellents bouffe-temps, surtout
si on a pas une connexion rapide. Certains
sites semblent prendre une éternité à télécharger sur les connections
lentes. Mais attention, même avec
une connexion rapide, il faut faire attention à la quantité totale de temps
passé à naviguer ou "chatter".
Ces distractions, souvent peu
productives, sont à éviter complètement durant les heures de travail.
On garde ça pour les heures de loisir.
6-
D'AUTRES PETITS TRUCS
§
Déléguer !
Pourquoi faire soi-même ce que l'on
peut faire faire par d'autres (et souvent mieux).
Plusieurs personnes croient qu'ils sont les seuls à pouvoir bien faire
les choses. Ainsi, on se limite.
Il faut apprendre à faire confiance aux autres et déléguer des tâches
qui permettront de nous libérer. Par
exemple, un chef d'entreprise ne devrait pas perdre de temps à faire des
photocopies ou envoyer lui-même des télécopies.
Des secrétaires peuvent très bien le faire pour lui.
Voici quelques règles de délégation
efficace:
o
Déléguez tout ce que vous pouvez dans la
mesure ou c'est possible.
o
Déléguez la tâche à quelqu'un qui à la
compétence (pas nécessairement l'expérience) de l'accomplir.
Ne pas confondre compétence avec expérience.
o
Expliquez clairement et en détail les résultats
que vous attendez.
o
Soyez prêt à accepter que la tâche ne
soit pas faite exactement comme vous l'auriez faite vous même.
C'est le résultat qui compte.
o
Faites du suivi pour vous assurer que la tâche
sera accomplie.
o
Donnez du "feedback" à la personne
à qui vous avez délégué afin qu'elle puisse constamment s'améliorer
La formation adéquate de votre
personnel vous permettra de déléguer des tâches de plus en plus importantes
et complexes.
§
Apprendre à dire NON!
Vous ne pouvez pas tout faire.
Apprendre à dire "non" est un des moyens les plus efficaces et
souvent le moins souvent utilisé pour réduire son fardeau.
Il ne faut pas avoir peur de refuser d'entreprendre certaines tâches,
responsabilités ou mandats. Connaissez
vos limites.
Exemple: Votre beau-frère vous
demande de concevoir le site web de son équipe de pétanque, vous pouvez sans
doute trouvez une façon de refuser poliment.
Dans de tels cas, vous pouvez quand même être bon joueur et essayer de
référer vers quelqu'un qui serait intéressé.
§
Utilisez un agenda
Un bon agenda sur papier est souvent
suffisant (Day-Timers, Quo Vadis). Pour
des fonctions plus sophistiquées, les
organisateurs personnels électroniques (Palm et autres), permettent une
gestion personnelle plus complexe. Peu importe son choix, papier, électronique, ou une
combinaison des deux, un bon agenda est essentiel à la gestion de son temps.
Il y a aussi d'excellents logiciels pour PC: Outlook, Sidekick
et autres. Attention de ne
pas devenir esclave de votre "gadget" et assurez vous de bien le maîtriser
afin d'en tirer pleinement profit.
§
Travailler des heures raisonnables
L'efficacité décroît avec la fatigue.
On peut occasionnellement faire une journée de 16 heures ou une semaine
de 70 heures. Cependant, si ça
devient l'habitude, il y a un problème.
De toutes façons, l'efficacité de la
majorité des gens baisse rapidement après une bonne dizaine d'heures de
travail dans une journée. Donc, à
la longue, on n'accomplit pas nécessairement plus de travail en faisant 70
heures par semaine qu'en 50. De
plus, lorsqu'on est épuisé, non seulement l'efficacité décroît, mais le
risque de porter des erreurs de jugement augmente.
§
Trouver un endroit et un moment à l'écart, pour travailler
efficacement
L'environnement de travail peu être
plus ou moins propice à la concentration.
Trouvez-vous un endroit calme, où vous vous sentez bien, et où
vous pouvez vous isoler. Il est bon
d'avoir un de ces endroits au travail, mais aussi à la maison.
Un local avec une porte que l'on peut fermer est souhaitable.
Il est souvent difficile d'accomplir des
tâches qui demandent de la concentration durant les heures normales de bureau
parmi le brouhaha de l'activité qui s'y déroule. Il est donc souvent efficace de travailler en dehors des
heures normal. On peut
donc parfois décaler sa journée de travail pour bénéficier de quelques
heures de calme en début ou en fin de journée.
Quoique c'est peut être à déconseiller, on peut également apporter du
travail à la maison ou il est possiblement plus facile de travailler sans être
dérangé.
Connaissez vos heures de pointe
ou de productivité maximale: certaines personnes se sentent d'attaque tôt le
matin, d'autres en après-midi, et encore d'autres en plein milieu de la nuit.
Connaissez les moments durant lesquels votre concentration et votre créativité
sont à leur zénith et tentez d'accomplir vos tâches difficiles durant ce
temps.
§
Maintenir une bonne forme physique
Un esprit sain dans un corps sain.
On n'arrête pas de le dire et on veut tous le faire, alors comme le dit
la pub, "Just do it". Une
bonne forme physique contribue généralement à une augmentation de l'efficacité
en général.
Choisissez des sports ou activités qui
vous font dépenser beaucoup d'énergie dans peu de temps tel que le squash, le
badminton, le tennis, l'aérobie. Le
golf, c'est merveilleux, surtout si l'on marche. Mais pour une ronde de 18 trous, il faut compter une bonne
demie-journée.
Mangez bien et évitez les choses que
tous reconnaissent comme n'étant pas bonnes pour la santé: tabac, alcool,
drogues, etc.
7-
CONCLUSION
Le bon gestionnaire doit
obligatoirement apprendre à gérer son temps (et souvent celui de ses
collaborateurs) de façon efficace. En
maîtrisant les principes et en utilisant les outils qui lui permettront de bien
gérer son temps et ses priorités, il améliorera ses performances, atteindra
ses objectifs, et par conséquent augmentera aussi sa satisfaction personnelle
tout en diminuant son stress.